Compass note

未踏の地へ踏み出すコンパス的エンジニアノート

【調べてみた】freeeでの確定申告の「電子帳簿保存」活用してレシートからの開放!

会計ソフトの freee を使ってレシートから OCR で読み取り→記録ができるようになり「わーい(^o^)/」と思っていたけど紙のレシート保存しなければいけないことわかりがっくり。。。

でも、2022年1月から freee でも「電子帳簿保存法」に完全対応したことから「レシート保存が必要なくなるんじゃない??」という期待!!

果たして紙のレシート保存が不要になるかチェックしてみました!

結論としては「レシート保存したくていい!!」でした。

事前準備として、電子帳簿保存法に対応した事業規定を定める必要があります。

ま、これもテンプレが用意されているのでダウンロードして手元においておくだけでOK!!

DL >> 改正電子帳簿保存法対応のテンプレートファイル無料ダウンロードはこちら【freee公式サイトへ】

無料から使える会計ソフト「freee(フリー)」

電子帳簿保存法とは?かんたんいわかりやすく説明すると「紙レシート不要」です。


www.youtube.com

2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されています。

この改正電子帳簿保存法により、これまで何年も保管が必要だった紙の証憑が不要になりました。

紙で管理することは、スキャンして読み取ったレシートをわざわざ紙で保管しなければいけなく、それにより保存スペースや熱による感熱紙の劣化など、きちんと保管するコストが意外と掛かります。

そんな手間隙かかる「紙レシートからの開放」がこの改正電子帳簿保存法の施行により可能になるのです。

freee 会計での改正電子帳簿保存法対応

freee 会計では 6 つの特徴があります。

1. freeeひとつで電子帳簿保存法に完全対応

freee会計なら全プランで、電帳法の3つの主要な改正点すべてに対応。 さらに、オプション料金はかからないとのこと。

2. 使い方が圧倒的にシンプル。

紙をもらったら、freee会計のスマホアプリで撮影するだけ。その場ですぐ捨てられます。電子取引もfreee会計にアップしておけばOK。

3. ペーパーレスで、年間220時間の削減。

ご存じでしたか?実は紙の処理には、年間220時間もの時間がかかっています。ペーパーレスで、紙も、残業も、全部減ります。

4. もしものときも。過少申告加算税-5%

電子帳簿はもう当たり前、freee会計は「優良電子帳簿」。 だから、過少申告加算税の-5%を実現。もしものときの保険になります。

5. 落とし穴のない、電子帳簿保存法対応ができる。

複数の社内システムを組み合わせて電子帳簿保存法に対応しようとすると、思わぬ落とし穴にはまって法令違反になってしまうことも。freee会計なら証憑管理から帳簿まで一貫して管理可能です。

6. 1000以上のサービスと同期して、ペーパーレスをよりかんたんに。

銀行明細やクレジットカード明細、業務システムのデータを、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で、自動同期できます。

freee 会計のどのプランで改正電子帳簿保存法に対応しているのか?

freee 会計のチャットボットでの回答は以下の通り。

電子帳簿保存法をfreeeでご利用いただく際の対応プランに関してご案内いたします。

freee会計では電子帳簿保存法のすべての類型について、全プランでご利用いただけます。

  1. 帳簿・決算関係書類:freee会計全プラン対応しています。
    1. 特にfreee上の設定や税務署への届出は不要で、電子保存できます。電子保存しない場合には、原則7年間、紙に印刷して保存する必要があります。
    2. 詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
      ▼電子帳簿保存法の概要・手続について - A. 帳簿を電子保存する
  2. 自社で発行する請求書:freee会計全プランで対応しています。
    1. 特に保存のための作業は不要で、発行作業をすると、電子帳簿保存法の要件を満たした形でfreeeに電子保存されます。
    2. 詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
      ▼受発注書類の変更履歴を確認・保存する(電子帳簿保存法)
  3. スキャナ保存(取引先から受領した紙の請求書や領収書など):freee会計全プランで、ファイルボックスの電子帳簿保存機能を利用できます。
    1. 無料プラン・個人スタータープランの方は、月に5枚までファイルを取り込めます。
    2. 法人ベーシックプラン以上・個人プレミアムプランの方は、レシートからOCR(自動推測)で発行元を自動入力する機能が付帯しています。
    3. スキャナ保存の方法は下記ヘルプページをご参照ください。
      ▼取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する(電子帳簿保存法)
  4. 電子取引(取引先と電子で授受したデータ):freee会計全プランで、PDFファイルや銀行などの電子明細を、法令要件を満たした形で保存できる機能を利用できます。
    1. 電子取引の保存方法の詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
      ▼電子帳簿保存法の概要・手続について - D. 取引先と授受した電子取引データを保存する

freee 会計で改正電子帳簿に対応するのにすること|①規定の整備

必要な準備 法令で求められている内容 freeeを利用する場合
① 操作説明書 利用するシステムの操作説明書 freeeの ヘルプセンター が該当
→用意不要
② 事務手続を明らかにした書類 適切な電子保存をすることを目的として、責任者、作業の過程、順序および入力方法などの手続を明確に表現したもの freeeが作成した社内ルールテンプレートを参考に、お客様にて社内ルール化
③ 各事務の処理に関する規程 業務サイクルに応じた入力事務を行うことによる改ざん防止を目的として、作業責任者、処理基準、判断基準等やワークフローなどの企業の方針を定めたもの freeeが作成した社内ルールテンプレートを参考に、お客様にて社内ルール化
④ 電子取引の事務処理の規程 電子取引データの真実性を確保することを目的として、正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理のルールを定めたもの freeeが作成した社内ルールテンプレートを参考に、お客様にて社内ルール化

freee で改正電子帳簿保存法に対応して紙レシートとおさらばするには、法令上求められている準備(社内ルールの整備等)が必要です。

具体的には、freee が用意している以下のテンプレートをダウンロードして各事業所(個人事業含む)にあわせてカスタマイズするだけ。

テンプレートファイルはログイン後のお知らせ一覧で届いている以下のメール件名のメッセージに Google ドキュメント版と Word 版のダウンロード先の記載があります。

メッセージ件名:改正電子帳簿保存法でのfreeeの活用方法と運用フロー

メッセージを受け取っていない人、アカウントを持っていない人は下記の無料ダウンロードサイトからダウンロードすることができます。

DL >> 改正電子帳簿保存法対応のテンプレートファイル無料ダウンロードはこちら【freee公式サイトへ】 テンプレートファイルを修正して管理規定として定めましょう。

参考:電子帳簿保存法の開始準備をする

freee 会計で改正電子帳簿保存法対応したら紙の原本を破棄していいの?

freee 会計のチャットボットの回答は以下の通り。

事前準備を行っていれば破棄してOK!

原本の破棄に関してご案内いたします。
紙のレシートや請求書などについては、電子帳簿保存法を適用し一定の要件を満たしてスキャンすることで原本を破棄できるようになります。
スキャン方法やスキャンの期限に関しての詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
  1. ▼電子帳簿保存法の概要・手続について - C. 取引先から受領した紙の取引書類を電子保存する
  2. 取引先とやり取りした各種帳票類をファイルボックスで管理する(電子帳簿保存法)
  3. 設定完了以後からファイルボックスに保存されるファイルに対して、電子帳簿保存法対応機能が適用されます。

freee 会計で改正電子帳簿に対応するのにすること|②ファイルボックスの機能ON

freee会計のファイルボックスで電子帳簿保存法対応機能を利用するには、当該機能を有効化する必要があります。

これは、電子帳簿保存法では「取引先」「取引日」「金額」情報を記録し、検索できるようにする必要があり、また修正した履歴を残すことが必要なのです。

  1. [設定]メニュー → [事業所の設定]を開き、[詳細設定]タブに切り替えます。
  2. 「取引関連設定」グループ内の「電子帳簿保存法対応」項目にて、[使用する]にチェックを入れて[保存]ボタンをクリックします。

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まとめ:【調べてみた】freeeでの確定申告の「電子帳簿保存」活用してレシートからの開放!

freee 会計を使っていれば、以下の 2 つを行うだけでレシート原本を破棄できます!

  1. 社内規定を整備する(テンプレダウンロードでOK!)
  2. ファイルボックスの「電子帳簿保存法機能」をONにする

こんな楽な対応でレシート保存してくていいならば、さっさとやっておけばよかった〜

DL >> 改正電子帳簿保存法対応のテンプレートファイル無料ダウンロードはこちら【freee公式サイトへ】

freee 会計は無料で使い始めれるので、規定テンプレダウンロードついでにレシート取り込み自動化試したい人はやってみると感動するかも。

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